フリーランスになったばかりなんだけど、領収書の管理ってめんどくさいね…
でも、しっかり管理とかないと経費にできないよ？
領収書の管理と帳簿付けが楽になる方法ないの？
領収書の保管方法を工夫したり、会計ソフトを活用したりすると楽になるよ！
領収書を仕分けたり、帳簿付けをしたりするのがめんどくさいという人は多いのではないでしょうか。ただ、領収書は適切に管理できていなければ、経費として計上することができなくなってしまうので、めんどくさくてもしっかり管理しなければなりません。
領収書を管理する手間を軽減するためにも、より簡単に領収書を管理する方法を身につけておきましょう。
- 領収書のよくあるめんどくさいシーン
- 領収書の管理・保管の手間を軽減する方法
- 領収書の帳簿付けを楽にする方法
領収書の管理や帳簿付けがめんどくさい人は参考にしてみてね！
確定申告では領収書とレシートどちらでも経費の証明書類として使える
確定申告では、領収書とレシートのどちらでも経費の証明書類として使えます。
なお、以下の項目が記載されていない場合は、経費を証明する書類として認められない可能性があるので注意が必要です。
- 取引日付
- 支払先名
- 支払金額
- 支払者
- 支払内容
ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受ける際は、レシートより領収書の方が経費の証明書として適している可能性があります。
領収書とレシート以外にも、クレジットカードの明細書を経費の証明書類として使うこともできます。
領収書とレシートの違いはこの記事で紹介しているよ！
領収書のめんどくさいシーンと対処法
領収書の管理をしていて「めんどくさい」と感じるシーンには、以下のようなものがあります。
- 領収書の保管・管理がめんどくさい
- 領収書の帳簿付けがめんどくさい
- 経費になるかの判断がめんどくさい
領収書の管理・保管がめんどくさい
確定申告で経費計上をするには、領収書などの経費を証明する書類が必要です。しかし、仕事で使うものを購入したときに領収書をもらい忘れたり、受け取ったにもかかわらず紛失したりすることもあるでしょう。
また確定申告が終わったら領収書を破棄していいわけではなく、白色申告では5年間、青色申告では7年間、領収書を保管しなければなりません。
このようなことから領収書の管理・保管がめんどくさいと感じている人も多くいるはずです。
ここからは、領収書の管理・保管が楽になる対処法を紹介します。
領収書を一時的に入れるボックスを作る
領収書をもらって財布の中に放置していると、誤って捨ててしまう可能性があります。ただ、買い物から帰ってきてすぐにレシートや領収書の仕分けができない人も多いでしょう。
そのような場合は、レシートや領収書を一時的に入れるボックスを用意するのがおすすめです。
デスクなどの目の付きやすい位置にボックスを置いて、仕分けせずにレシートや領収書をすべて入れるようにしましょう。時間に余裕ができたときに、ボックスの中をまとめて整理すれば、領収書の管理のわずらわしさを軽減できます。
なお、引き出しや扉を開けないと入れられない位置に置いたり、ふたを開けるなどの動作が伴うような入れ物にしたりするとめんどくさいと感じやすいので注意が必要です。
ノートや用紙に貼り付ける
領収書の整理や保管をするときに、ファイルを活用している人も多いでしょう。しかし、ファイルで保管すると、あとから確認したい領収書が出たときに、すべて取り出して探す手間がかかってしまいます。
月別にノートや紙に領収書を貼り付けておけば、あとから見返したいときや帳簿を付けるときに探している書類をすぐに見つけられます。ただし、のりで貼り付ける手間がかかるので、めんどくさい人はファイルや封筒で保管する方法も検討しましょう。
大河内さん＜自分に合った方法で保管しよう！
領収書を紛失したときの対処法を知っておく
「領収書を紛失すると経費計上できない」と考えている人もいますが、領収書をなくしても「出金伝票」を作成すれば経費を証明する書類として活用できます。
ただし、支払い先が発行した書類が極端に少なく、出金伝票ばかりで申告していると税務署に疑われてしまう原因になるので注意しましょう。
領収書の帳簿付けがめんどくさい
フリーランスが確定申告をする際は、収入や経費を記載した帳簿を作成しなければなりません。そのため、領収書を保管して終わりというわけではなく、帳簿を付けるときに見返す必要があります。
フリーランスの確定申告は、青色申告と白色申告に大別され、下表のように記帳方法や必要な帳簿が異なります。
単式簿記は、収入と支出を家計簿のように記録するシンプルな方法なので、簿記の知識がなくても手軽に作成できます。一方、複式簿記は単式簿記よりも複雑になるので、よりめんどくさいと感じやすいでしょう。
ここでは、帳簿付けのめんどくさいを軽減する方法を紹介します。
会計ソフトを活用する
会計ソフトを活用すれば、画面に沿って収入や支出を入力するだけで手軽に帳簿付けや申告書の作成ができます。
また、銀行口座やクレジットカードと連携できる会計ソフトを選ぶと、収入や支出などの情報を自動取得できるようになります。AIがデータ内容から勘定科目を推測して自動仕分けする機能もあるので、会計ソフトを導入すれば帳簿付けが格段に楽になるでしょう。
なかには、スマホでレシートや領収書を撮影するだけで、経費を自動入力できる会計ソフトもあります。
おすすめの会計ソフトは、この記事で紹介しているよ！
週1から月1回のペースで帳簿を付ける
帳簿付けや会計ソフトへの入力がめんどくさいと感じるのは、確定申告前に慌てて対応しているのが原因かもしれません。
まとめて対応している人は、週に1回から月に1回のペースで少しずつ帳簿を付けておくと負担が軽くなるのでおすすめです。また、確定申告期限の直前にまとめて帳簿を付けると、領収書が手元になくて慌てたり、何を経費にしたかったのか忘れたりしてしまうこともあります。
定期的に対応していれば、領収書の管理や保管もしやすく、経費計上の漏れも減らせるでしょう。
税理士に依頼する
自分で領収書を管理しながら帳簿付けをする時間が取れないときは、税理士に依頼するのがおすすめです。
事業規模が大きくなって経費にするものが増えたり、帳簿付けが複雑になったりすることもあります。
税理士に依頼すれば、領収書に関するめんどくさいが解消されて、自分の仕事に専念できるようになるでしょう。
経費になるのかの判断がめんどくさい
領収書の仕分けをしたり、帳簿付けをしたりするときに経費になるのかを判断することにめんどくささを感じている人も少なくありません。
経費になるかの判断がスムーズにできると、領収書に関するめんどくさいが解消されやすくなります。
経費にできるかの判断基準を知っておく
「〇〇は経費になる」のように、1つずつ暗記するような形で覚えても、イレギュラーなものが出ると経費にできるのかの判断に迷ってしまいます。また、インターネットに出回っている「〇〇は経費になる」といった情報は間違っている可能性があります。
経費にしていいのは、自分の仕事に関連があると言い切れるものです。
税務調査で「これは何のための経費ですか？」という質問を受けたときに「〇〇なので仕事に必要な費用です！」と自信を持って経費にできる理由と一緒に答えられるなら経費にしてもいいでしょう。
経費にできるかの判断方法を詳しく知りたい人はこの記事を読んでね！
国税庁や税務署に問い合わせる
経費になるのかの判断ができず、インターネットで検索したり国税庁のサイトを見たりしてもわからないことがあります。そのようなときは、国税庁や税務署に問い合わせると求めている回答をすぐに得られます。
問い合わせるのがめんどくさいと感じる人もいるかもしれませんが、わからないまま悩み続けている時間がもっともムダといえます。わからないことがあれば、1人で悩まずにまずは問い合わせてみましょう。
税務署に相談する方法には、以下の3つがあります。
- 窓口に直接行く
- 電話をする
- 税務署主催の確定相談会に参加する
電話をする際は、国税庁の国税相談専用ダイヤルを利用してみましょう。
まとめ：領収書のめんどくさいは会計ソフトを使って解消しよう
確定申告で経費計上をするには、領収書などの経費を証明する書類を保管して、確定申告書に正しく記載しなければなりません。確定申告に必要となる帳簿は、仕訳や入力作業が発生するので、めんどくさいと感じやすい作業です。
帳簿付けのめんどくさいを軽減するなら、会計ソフトを活用するのがおすすめです。手間をかけることなく確定申告をするためにも、領収書のめんどくさいを解消する方法を取り入れてみましょう。
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これからも「日本人がお金に強くなることが日本を強くする」と信じて、ブログやYouTube・Voicy、学校の授業をがんばります。
それでは今日も素敵な一日を。
最後まで読んでくれたあなたに、幸あれ！
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